Die Bestandsverwaltung ist zweifellos einer der wichtigsten betrieblichen Prozesse in einem Verleihunternehmen. Es ist ein Prozess, der sich sowohl auf den Umsatz als auch auf die Kosten auswirkt - schließlich geht es darum, die wichtigsten Vermögenswerte deines Unternehmens zu verwalten und gut zu pflegen.
Es gibt viel zu kauen und zu berücksichtigen, aber mit den richtigen Werkzeugen und Prozessen ist dein Unternehmen für den Erfolg gerüstet. Unabhängig davon, welche Geräte du vermietest, erfährst du in diesem Artikel etwas über die grundlegenden Prinzipien der Vorbereitung, Verwaltung, Berichterstattung und Optimierung deines Mietbestands.
Was ist Bestandsmanagement und wie unterscheidet es sich für ein Vermietungsunternehmen?
Das Inventar bezieht sich auf alle physischen Vermögenswerte, die dein Unternehmen besitzt und als Handelsinstrument nutzt, indem es sie zum Beispiel verkauft oder vermietet. Jeder Artikel in deinem Lager oder im Hinterzimmer deines Einzelhandelsgeschäfts ist Teil deines Inventars. Bei der Verwaltung von Mietbeständen geht es darum, deine Ausrüstung so effektiv wie möglich zu beschaffen, zu lagern, zu verfolgen, zu planen, zu warten und zu recyceln.
Der zweiseitige - oder zirkuläre - Warenfluss verändert die Art der Bestandsverwaltung im Vergleich zum Verkauf von Waren. Beim Verkauf von Produkten geht man davon aus, dass der Verkäufer die verkauften Produkte nie wieder sehen wird. Die Richtung der Waren ist eine Einbahnstraße, und der Schwerpunkt liegt auf der Optimierung des Zyklus von der Beschaffung bis zum Verkauf.
Für Verleihunternehmen hingegen ist es wichtig, dass die Produkte zum vereinbarten Zeitpunkt wieder auf Lager sind, damit sie gewartet und für den nächsten Kunden vorbereitet werden können. Zwar ist es auch für Verleihunternehmen wichtig, Produkte effektiv zu beschaffen, aber das Hauptaugenmerk liegt auf der Verfolgung und Planung der Verleihgüter und der Sicherstellung, dass genügend Bestände am richtigen Ort und zur richtigen Zeit verfügbar sind.
Der Unterschied zwischen Produktkatalog und Inventar
Ein weiterer Unterschied zwischen Vermietung und Verkauf liegt in der Korrespondenz zwischen Inventar und Produktkatalog. Auf konzeptioneller Ebene ist es wichtig zu verstehen, dass dies in der Verleihbranche nicht dasselbe ist.
Die Artikel und die Lagerhaltungseinheiten (SKUs) stellen die physischen Vermögenswerte deines Unternehmens im Inventar dar. Dein Produktkatalog hingegen ist die Art und Weise, wie du diese Werte vermarktest. Es kann z.B. verschiedene Mietdauern, Kombinationen von Miet- und Serviceleistungen und Versicherungen beinhalten.
Ein Outdoor-Verleih kann zum Beispiel neben dem Verleih der Grundausrüstung auch geführte Touren anbieten. Auch wenn die geführte Tour und die Standardvermietung die gleichen physischen Gegenstände aus dem Inventar verwenden, sind sie unterschiedliche Produkte im Katalog mit ihren eigenen Wertvorstellungen und Preisen.
Verleihfirmen verkaufen keine physischen Gegenstände. Stattdessen verkaufen sie Zeit für das Recht, diese physischen Gegenstände zu nutzen. Bei einem Unternehmen, das T-Shirts verkauft, ist ein weißes T-Shirt sowohl im Bestand als auch im Produktkatalog ein weißes T-Shirt.
Es geht also nicht darum, die Verkaufszahlen zu maximieren, wenn es um die Verwaltung des Mietbestands und die Steigerung des Umsatzes geht. Es geht darum, die Nutzung der einzelnen Mietobjekte zu maximieren und so viele Buchungen wie möglich in den Buchungskalender einzutragen. Das ist fast so, als würdest du Tetris mit deinem Kalender spielen.
Bereite dein Inventar vor
Das Inventar kann der teuerste Vermögenswert eines Vermietungsunternehmens sein und erfordert Vorabinvestitionen, bevor es verkauft wird. Egal, ob du deine Ersparnisse einsetzt oder die Leihgeräte mit einem Kredit von einer Bank finanzierst, du willst sichergehen, dass du das Geld sinnvoll einsetzt. Als Nächstes gehen wir darauf ein, wie du dein Inventar planst und vorbereitest.
Lege den Umfang deines Inventars fest
Du hast also deine Geschäftsidee und hast dir wahrscheinlich schon überlegt, wie alles funktionieren soll. Du musst jedoch Umsatz- und Kostenschätzungen vornehmen, um sicherzugehen, dass deine Geschäftsidee in der Realität realisierbar ist. Diese Schätzungen geben dir eine Vorstellung davon, Finanzprognosen und wie viel du in Ausrüstung investieren musst, um deine Schätzungen zu erreichen.
Normalerweise gehen Unternehmen bei ihren Prognosen von Verkaufszielen aus, die bestimmen, wie viel sie in Ausrüstung, Marketing und andere Dinge investieren müssen. Ein anderer Ansatz wäre, die Anzahl der Artikel, die du kaufst, zu bestimmen und zu berechnen, wie viel Umsatz du mit der geplanten Flottengröße machen kannst.
Erfahre, wie du die richtigen Produkte auswählst →
Lagerung und Aufbewahrung
Bevor du Ausrüstung kaufst, musst du planen, wie und wo du sie lagerst. Die gängigste und einfachste Methode, vor allem für kleine Unternehmen, ist, das Lager mit dem Laden zu verbinden. Das ist der Fall, wenn dein Unternehmen mit einem Ladengeschäft vertreten ist.
Bei der Bewertung potenzieller Ladenlokale ist ein wichtiges Kriterium, ob sie über genügend Fläche für Verkauf und Lager verfügen. Wenn du verschiedene Alternativen auf dem Tisch hast, ist der erste Schritt, die Grundrisse zu entwerfen und zu planen, wie die Räume in der Praxis funktionieren werden. Ein guter Raum für ein Verleihgeschäft ermöglicht einen reibungslosen Personen- und Warenverkehr für Abholungen und Rückgaben.
Es hat sich bewährt, die Verkaufsfläche und den Lagerraum nach Produkttypen aufzuteilen. Ein Outdoor-Laden kann zum Beispiel sein Ladenlayout in Abteilungen unterteilen, so dass Kleidung, Schlafausrüstung, Rucksäcke, Zubehör usw. eigene Abteilungen haben. Außerdem sollte ein Outdoor-Laden, der auch Ausrüstung vermietet, einen Bereich für die Rückgabe einrichten. Ein eigener Retourenbereich beschleunigt die Kundenströme erheblich und sorgt für mehr Klarheit in deinem Retourenprozess.
Auch der Lagerraum sollte für jede Kategorie eigene Bereiche und Regale haben. Das macht es für dein Personal einfacher, die richtigen Produkte zu finden, die Regale aufzufüllen und den Bestand zu zählen, wenn es soweit ist.
Ein einfaches Beispiel dafür, wie eine rechteckige Ladenfläche für einen Outdoor-Laden funktionieren könnte.
Gruppiere und kategorisiere deine Produkte
Wie oben beschrieben, helfen dir Kategorien bei der Organisation, Auffüllung und Zählung der Bestände in deinem Ladenlokal. Außerdem hilft eine logische und systematische Kategorisierung deiner Produkte und SKUs dabei, deine Daten zu organisieren und deinen Bestand effektiver zu kontrollieren und zu optimieren.
Die Methoden zur Gruppierung von Vermögenswerten können sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Manche Händler ziehen es vor, die SKUs nach Marke, andere nach Produkttyp oder nach einem anderen sinnvollen Merkmal zu organisieren. Das Wichtigste ist jedoch, dass du und deine Mitarbeiter/innen mit dem System vertraut sind.
Erstelle eine Ausrüstungsliste in einer Tabellenkalkulation
Sobald du festgestellt hast, welche und wie viele Produkte du brauchst, um dein Geschäft gewinnbringend zu starten oder zu erweitern, solltest du eine Liste mit den Ausrüstungsgegenständen erstellen, die du anschaffen willst. Auch wenn du planst, die Bestandsverwaltungssoftware zu verwenden, ist dieser Schritt empfehlenswert, da er als Backup dient und den Einrichtungsprozess beschleunigt.
Führe jeden Artikel in einer eigenen Zeile auf und verwende die Spalten, um Produktinformationen wie Hersteller, Modell, Artikel-ID, SKU und alle benutzerdefinierten Felder für andere Spezifikationen, die du dokumentieren möchtest, hinzuzufügen.
Wenn du Rentle für die Bestandsverwaltung verwendest, findest du auf eine Anleitung, wie du die Daten in einer Tabellenkalkulation für den Datei-Import formatierst.
Richte deine Verleihsoftware ein
Tu dir selbst einen Gefallen und verwende von Anfang an eine Verleihsoftware. Ein automatisiertes Verleihsystem hilft dir nicht nur, deinen Bestand effektiver zu verwalten, sondern verbindet auch die Punkte zwischen Produktkatalog, Vertriebskanälen und operativen Aspekten des Unternehmens.
Die Software für das Vermietungsmanagement ermöglicht viele der in diesem Artikel beschriebenen Maßnahmen. Während du anfangs vielleicht noch mit Stift und Papier oder einer Tabellenkalkulation auskommst, wirst du irgendwann ein ausgefeilteres - und vor allem automatisiertes - Bestandsverwaltungssystem brauchen, wenn dein Unternehmen wächst.
Wenn du dir über die Kosten für ein solches System Gedanken machst, bietet Rentle eine kostenlose Version an, die wie eine Tabellenkalkulation auf Steroiden ist und zusätzlich ein angeschlossenes Auftragsverwaltungssystem, eine Zahlungsabwicklung, ein Online-Buchungssystem und andere coole Funktionen bietet.
Verfolge und pflege deinen Bestand
Eine effektive Bestandsverwaltung ist einer der wichtigsten Bereiche eines Verleihunternehmens. Wenn du ihre Bedeutung übersiehst, riskierst du Umsatzeinbußen oder übermäßige Investitionen in die Ausrüstung, die zu höheren Kosten führen. In diesem Kapitel geben wir dir Tipps, wie du die Effizienz und Genauigkeit deiner Bestandsverfolgung verbesserst und dafür sorgst, dass deine Bestände gut gepflegt werden.
Automatisiere deine Bestandskontrolle
Bei der Bestandskontrolle geht es darum, die vorhandenen Bestände zu verwalten und zu wissen, wie viele Produkte du zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung hast, wo sie sich befinden und in welchem Zustand sie sind. Eine effiziente Bestandskontrolle senkt deine Bestandskosten und sorgt für eine reibungslose Auftragsabwicklung, vor allem, wenn du viele Laufkundschaft hast und gleichzeitig Onlinebuchungen annimmst.
Ein automatisiertes Bestandsverfolgungssystem macht die Bestandskontrolle einfacher. Ein kleines Unternehmen kommt vielleicht mit einer Stift-und-Papier-Methode oder einer Tabellenkalkulationsvorlage zurecht, aber wenn das Unternehmen wächst, ist ein richtiges Bestandsverfolgungssystem unerlässlich, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.
Wenn du deine Bestandskontrollverfahren mit Bestandsverwaltungssoftware und anderen kombinierten Tools automatisierst, kannst du Bestandsinformationen in Echtzeit einsehen, die Nachfrage prognostizieren, Fehlbestände verhindern und Stunden an manueller Arbeit sparen.
Richte ein Scannersystem ein
Die Einrichtung eines Scannersystems ist der beste Weg, um die Inventur zu beschleunigen und eine genaue Bestandsverfolgung sicherzustellen. Rentle und andere Verleihsoftware unterstützen in der Regel Barcode-Scanner von Haus aus. Ein Scannersystem hilft dir, Aufgaben zu automatisieren und menschliche Fehler bei jedem Schritt des Bestandsverwaltungsprozesses zu reduzieren.
Um mit einem Inventar-Scansystem zu beginnen, musst du eindeutige Produkt-IDs für jeden Artikel festlegen, den du einzeln verfolgen willst. Du kannst Produkt-ID-Informationen in einem Barcode speichern und gedruckte Barcode-Etiketten an den Artikeln anbringen, damit sie mit den in deiner Verleihsoftware definierten IDs übereinstimmen.
Sobald die Barcode-Etiketten angebracht und mit der Software verbunden sind, kannst du mit dem Scannen beginnen. Mit kabellosen Scannern kannst du dich in deinem Laden oder Lager bewegen und Aufgaben dort erledigen, wo es am bequemsten ist, egal ob du Bestellungen erfüllst oder Retouren bearbeitest.
Planen Sie die Produktwartung
Mietprodukte müssen zwischen den Einsätzen und während ihrer Lebensdauer regelmäßig gewartet werden. Der Pflegeaufwand ist von Produkt zu Produkt unterschiedlich, aber jedes Produkt erfordert eine gewisse Pflege - sei es eine Grundreinigung oder eine gründlichere Inspektion.
Um sicherzustellen, dass du zwischen den Buchungen Zeit hast, dich um deine Produkte zu kümmern, sollte deine Software zur Verwaltung des Mietbestands automatisch Zeit für die Wartung der Ausrüstung vor und nach den Buchungen reservieren. Um eine gründlichere regelmäßige Produktwartung zu planen, musst du den Überblick über die Nutzung und die Wartungshistorie deiner Produkte behalten. Versuche, die umfangreichere Produktwartung außerhalb der verkehrsreichsten Zeiten zu planen.
Analysiere und optimiere deinen Bestand
Wenn du deinen Mietbestand optimieren und deine Gewinnspannen erhöhen willst, musst du dir Zeit für die Analyse und Optimierung deines Bestands nehmen.
Bei der Bestandsoptimierung geht es darum, den Bestand optimal auf die Nachfrage abzustimmen, die Kosten zu kontrollieren und häufige Probleme im Zusammenhang mit dem Bestand zu vermeiden, wie z. B. Bestandsmangel, Überbestände und die Vermietung defekter Produkte an Kunden. Die Optimierung deines Lagerbestands trägt dazu bei, die Betriebskosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu steigern, Bestellungen schneller zu erfüllen und optimale Lagerbestände zu erhalten.
Im Folgenden stellen wir dir einige der wichtigsten Techniken und Best Practices vor, die du in deinem Vermietungsmanagement einsetzen kannst.
Bedarfsprognose
Die Bedarfsprognose hilft dir, das richtige Gleichgewicht zwischen Kundenzufriedenheit, Umsatz und Kosten zu finden. Nachfrageprognosen sind für jedes Vermietungsunternehmen unerlässlich. Dennoch ist es besonders wichtig für saisonale Unternehmen, die das Eisen schmieden müssen, wenn es heiß ist, und die Kosten in der Nebensaison optimieren.
Die richtige Bestandsmessung hilft dir, im Laufe der Zeit wiederkehrende Muster zu erkennen. Fällt dir zum Beispiel auf, dass du in manchen Monaten Umsatzeinbußen hast, weil alle deine Produkte reserviert sind? Eine hohe Stockout-Rate deutet auf zu niedrige Lagerbestände, ineffiziente Wartungsprozesse oder eine suboptimale Planung hin, die einzeln oder zusammen zu Umsatzeinbußen führen. Bereite dich auf Nachfragespitzen vor, indem du deinen Fuhrpark aufstockst oder deine Wartungs- und Bestellprozesse verbesserst.
Andererseits macht es keinen Sinn, einen größeren Bestand als nötig zu halten. Wenn die Nachfrage nachlässt, ist es an der Zeit, die Bestände zu reduzieren. Du könntest zum Beispiel einen Secondhand-Verkauf von überholten Mietgeräten organisieren oder die Produkte angemessen recyceln. Um den richtigen Zeitpunkt für den Abbau von Beständen zu erkennen, solltest du die Nutzungsdauer deiner Ausrüstung im Auge behalten. Wenn sich das Verhältnis der unteren Grenze des akzeptierten Niveaus nähert, ist es an der Zeit, sich darauf vorzubereiten, den Bestand zu reduzieren.
Erkenne deine profitabelsten Produkte
Die Kenntnis deiner beliebtesten und profitabelsten Produkte und Kategorien ist für eine intelligente Entscheidungsfindung unerlässlich. Die meisten Vermietungsunternehmen müssen auch Artikel mit geringem Gewinn (in der Regel Zusatzartikel) im Bestand haben, um die Kundenbedürfnisse zu befriedigen, aber es ist wichtig zu wissen, welche Produkte den Gewinn erhöhen.
Da Vermietungsunternehmen nicht so regelmäßig neue Waren einkaufen müssen wie Einzelhändler, ist die traditionelle ABC-Analyse nicht die beste Methode, um den Wert deines Vermögens für dein Unternehmen zu analysieren. Stattdessen sollten sich Verleihunternehmen auf die Produkte konzentrieren, mit denen sie den größten Teil ihres Umsatzes erzielen, und sich darauf konzentrieren, Fehlbestände zu vermeiden und die Auslastung zu optimieren.
Führen Sie regelmäßige Bestandsprüfungen durch
Eine Bestandsprüfung ist ein Prozess, bei dem die Bestände eines Unternehmens mit seinen Finanzunterlagen abgeglichen werden. Ein gut dokumentierter und verwalteter Bestand ist leichter zu prüfen und kann die Häufigkeit, Dauer und Kosten einer Prüfung erheblich reduzieren.
Prüfungen sind immer ein mühsames Unterfangen, aber dafür umso wichtiger. Da das Inventar das wertvollste Gut eines Verleihunternehmens ist, sollte die Bedeutung regelmäßiger Bestandsprüfungen nicht übersehen werden. Vermietungsunternehmen sollten aus buchhalterischen Gründen, aber auch aus vielen anderen Gründen Bestandsprüfungen durchführen.
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Überprüfe den Wert deines Inventars
Inventarprüfungen können Vermietungsunternehmen dabei helfen, die im Besitz befindlichen, verlorenen oder beschädigten Gegenstände zu überprüfen. Die Zählung ermöglicht es, verlorene und endgültig ausgemusterte Produkte aufzuschreiben, planmäßige Abschreibungen vorzunehmen und den Gesamtwert des Inventars zu berechnen.
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Budgetierung von Neuanschaffungen
Wenn du nicht weißt, welche Geräte du besitzt und in welchem Zustand sie sind, kannst du die nächsten Anschaffungen nicht budgetieren - ein Bestandsaudit hilft dir, den Bedarf an neuen Geräten zu ermitteln.
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Optimiere deinen Fuhrpark
Audits bilden die Grundlage für eine gesunde Bestandsverwaltung. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, die Nachfrage zu prognostizieren und deine profitabelsten Produkte zu erkennen. Wenn du nicht weißt, was du hast, kannst du nicht feststellen, welche SKUs nicht funktionieren oder umgekehrt, welche besser als erwartet funktionieren.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, den du in der Verleihbranche berücksichtigen solltest, ist die Haltbarkeit der Produkte. Je länger ein Produkt als produktives Gut zirkulieren kann und je einfacher es zu warten ist, desto besser. Bestandsprüfungen helfen dir, erfolglose Produkte auszusortieren und die Ausrüstung zu verdoppeln, die funktioniert.
Die Optimierung des Fuhrparks ist wichtig, denn ungenutztes oder minderwertiges Inventar bindet Kapital, das effektiver eingesetzt werden könnte. Zu den Lagerkosten gehören z.B. Finanzierung, Lagerhaltung, Arbeitskosten, Wartung, Versicherung und andere Kosten, die mit der Lagerhaltung verbunden sind.
Beginne mit dem Aufbau von Lieferantenbeziehungen
Auch wenn Vermietungsunternehmen nicht so häufige Nachbestellungszyklen haben wie Hersteller und Einzelhändler, ist der Aufbau enger Beziehungen zu vertrauenswürdigen Lieferanten dennoch wertvoll. Gute Beziehungen zu den Lieferanten können zu besseren Angeboten führen, die Zuverlässigkeit erhöhen, Einblicke in neue Trends geben und dir einen frühen Zugang zu neuen Produktlinien ermöglichen.
Zusammenfassung
Die Bestandsverwaltung gehört zu den Dingen, die du ständig optimieren und im Auge behalten musst.
Das Wichtigste, was du aus diesem Artikel mitnehmen kannst, ist zu verstehen, dass die Bestandsverwaltung fast jeden Bereich eines Verleihunternehmens berührt und dass es unzählige Möglichkeiten gibt, Produkte besser zu beschaffen, zu lagern und zu verkaufen.
Wenn du dich darauf konzentrierst, deine Prozesse in der Bestandsverwaltung zu verbessern, konzentrierst du dich auf die Kundenzufriedenheit, die betriebliche Effizienz und die Maximierung des Umsatzes - ganz wesentliche Themen für ein erfolgreiches Unternehmen.
